Politique de protection des renseignements personnels et avis juridique

Chez Merix Financial, nous accordons la plus grande importance à la protection de la vie privée de nos clients et à la confidentialité de leurs renseignements personnels. En tant que fournisseurs de produits financiers et de services connexes, nous veillons à recueillir et à conserver des renseignements personnels exacts, dans le respect de l’équité et de la loi.

Les renseignements personnels s’entendent des renseignements qui nous permettent d’identifier nos clients. Ils comprennent notamment le nom, l’adresse, l’âge, le numéro d’assurance sociale, les références personnelles, les documents financiers personnels et les relevés d’emploi.

Merix Financial respecte les principes de confidentialité suivants, définis par les normes canadiennes dans le « Guide à l’intention des entreprises et des organisations. Protection des renseignements personnels : vos responsabilités »

Principe n^o 1 : la responsabilité
Merix Financial accorde énormément d’importance à la sécurité des renseignements personnels de ses clients. Notre équipe de direction compte un mandataire des questions relatives à la protection des renseignements personnels. En outre, nos employés et nos clients sont tenus au courant de notre politique de protection des renseignements personnels et reçoivent des mises à jour périodiques sur les questions relatives à la vie privée.

Principe n^o 2 : la détermination des fins de la collecte des renseignements
Les renseignements que nous recueillons servent uniquement aux fins indiquées. Nous recueillons des renseignements personnels dans le but d’améliorer notre service à la clientèle. Certains renseignements personnels sont nécessaires pour :

ouvrir un compte;
vérifier la solvabilité;
connaître les préférences de chaque client;
établir l’admissibilité du client aux offres et rabais spéciaux;
administrer nos services financiers correctement.

Principe n^o 3 : le consentement
Nous informons nos clients des fins de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de données personnelles.

Nos clauses de consentement :

sont faciles à trouver;
sont rédigées dans un langage clair et direct;
ne reposent pas sur des catégories générales de fin, d’utilisation et de divulgation;
précisent le mieux possible quelles organisations traitent les renseignements.

Nous présumons que le client consent à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels aux fins indiquées dans la présente politique de protection des renseignements personnels. Tout client qui souhaite retirer son consentement doit communiquer avec notre mandataire des questions relatives à la protection des renseignements personnels.

Principe n^o 4 : la limitation de la collecte
Nos politiques et pratiques précisent le genre de renseignements personnels dont nous avons besoin. En outre, nous limitons la quantité et les types de renseignements recueillis à ce qu’exigent les motifs précisés.

Principe n^o 5 : la limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation
Paradigm conserve les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire pour les motifs indiqués et, par après, durant une période raisonnable pour satisfaire ses obligations légales. Les renseignements qui ne répondent pas à une fin précise ou ne remplissent plus leur fonction prévue sont détruits : déchiquetés dans le cas des dossiers sur support papier, et supprimés dans le cas des dossiers électroniques.

Principe n^o 6 : l’exactitude
Nous veillons à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire, compte tenu de leur utilisation et des intérêts du client. Nous comptons sur nos clients pour nous divulguer tous les renseignements importants et nous informer de tout changement pertinent.

Principe n^o 7 : les mesures de sécurité
Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées (p. ex. des mesures physiques, technologiques et organisationnelles) en vue de protéger les renseignements personnels. En outre, nous veillons à ce que nos employés soient conscients de l’importance de la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels. Nous organisons régulièrement des rencontres de formation avec nos employés afin de les sensibiliser aux mesures de sécurité.

Principe n^o 8 : la transparence
Notre politique de protection des renseignements personnels est rédigée dans un langage clair et mise à la disposition du public sur www.merixfinancial.com. Nous communiquons volontiers nos politiques et nos pratiques de gestion des renseignements personnels.

Principe n^o 9 : l’accès aux renseignements personnels
Nous donnons suite aux demandes des clients de consulter leurs renseignements personnels le plus rapidement possible, au plus tard 30 jours suivant leur réception. Nous pouvons demander une somme modique pour le traitement de la demande, auquel cas le montant est communiqué au client à l’avance. En outre, si une demande d’accès aux renseignements personnels est refusée, les motifs du refus sont communiqués au client par écrit. Si certains renseignements personnels s’avèrent inexacts ou incomplets, nous les modifions sans délai.

Principe n^o 10 : la possibilité de porter plainte
Les clients peuvent nous soumettre leurs questions et leurs préoccupations au sujet de notre politique ou de la protection des renseignements personnels en général. En cas de problème, le client peut communiquer avec l’un de nos représentants du service à la clientèle et l’informer de la nature du problème.

Si le représentant du service à la clientèle ne peut résoudre le problème à la satisfaction du client, le client doit acheminer toute requête au mandataire des questions relatives à la protection des renseignements personnels, à l’adresse ci-dessous.

Mandataire des questions relatives à la protection des renseignements personnels
Merix Financial Inc.
372, rue Bay, bureau 500
Toronto (Ontario)
M5H 2W9

Le mandataire des questions relatives à la protection des renseignements personnels accusera réception de la lettre et notera la date et la nature de la plainte. Le client sera informé clairement et rapidement du résultat de l’enquête, ainsi que des mesures pertinentes qui ont été prises.

Si les étapes ci-dessus ne suffisent pas pour résoudre le problème du client, la plainte pourra être acheminée au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, que l’on peut contacter à l’adresse ci-dessous.

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 0H2

Exceptions à la règle « Aucune collecte sans consentement »

les cas où la collecte de renseignements est manifestement dans l’intérêt de la personne, et le consentement ne peut être obtenu auprès de celle-ci en temps opportun;
les cas où la collecte effectuée au su ou avec le consentement de l’intéressé risque de compromettre l’exactitude des renseignements ou l’accès à ceux-ci et la collecte est nécessaire à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial;
s’il s’agit de renseignements auxquels le public a accès, tel que précisé par le Règlement.

Exceptions à la règle « Aucune utilisation sans consentement »

si nous avons des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles à une enquête sur une contravention au droit fédéral, provincial ou étranger et l’utilisation est faite aux fins de l’enquête;
si l’utilisation est faite pour répondre à une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de tout individu;
si l’utilisation est faite à des fins statistiques ou à des fins d’étude ou de recherche érudites (Merix Financial informe le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada avant d’utiliser les renseignements);
s’il s’agit de renseignements auxquels le public a accès, tel que précisé par le Règlement;
si l’utilisation des renseignements est manifestement dans l’intérêt de la personne, et le consentement ne peut être obtenu auprès de celle-ci en temps opportun;
si la collecte effectuée au su ou avec le consentement de l’intéressé risque de compromettre l’exactitude des renseignements ou l’accès à ceux-ci et la collecte est nécessaire à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial.

Exceptions à la règle « Aucune divulgation sans consentement »

si la divulgation est faite à un avocat qui représente Merix Financial;
si elle est faite en vue du recouvrement d’une créance que Merix Financial a contre l’intéressé;
si elle est exigée par assignation, mandat ou ordonnance d’un tribunal ou d’un organisme investi des pouvoirs requis;
si elle est faite au Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE) en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes;
si elle est faite à une institution gouvernementale qui a demandé à obtenir l’information, a identifié la source de l’autorité légitime, et a précisé que la divulgation a pour but la mise en application du droit canadien, provincial ou étranger, y compris la tenue d’enquêtes liées à ce contrôle d’application ou de la collecte de renseignements en matière de sécurité en vue de ce contrôle d’application; ou si l’information est présumée avoir trait à la sécurité nationale ou à la conduite des affaires internationales; ou si l’information est requise dans le contexte de l’administration de la loi fédérale ou provinciale;
si elle est faite à un organisme d’enquête nommé dans le Règlement d’application de la Loi ou à une institution gouvernementale, si Merix Financial a des motifs de croire que les renseignements sont afférents à la violation d’un accord ou à une contravention au droit fédéral, provincial ou étranger ou soupçonne que les renseignements sont afférents à la sécurité nationale ou à la conduite des affaires internationales;
si elle est faite par un organisme d’enquête et est relative à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial;
si elle est faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de toute personne (l’organisation doit informer l’intéressé de la divulgation);
si elle est faite à des fins statistiques ou à des fins d’étude ou de recherche érudites (l’organisation doit informer le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada avant de divulguer les renseignements);
si elle est faite à une institution qui s’occupe d’archivage;
si elle est faite 20 ans ou plus après le décès de l’intéressé ou 100 ans ou plus après la création du document;
s’il s’agit de renseignements auxquels le public a accès, tel que précisé par le Règlement;
si elle est exigée par la loi.

Divulgation de renseignements personnels à l’extérieur de Merix Financial

Outre le consentement du client, la raison la plus fréquente pour laquelle nous divulguons des renseignements personnels a trait à l’échange de renseignements dans le cadre de nos activités d’entreprise. Par exemple, nous échangeons des renseignements personnels avec l’Agence du revenu du Canada, des agences d’évaluation du crédit, des octroyeurs de crédit, des compagnies d’assurance crédit et d’autres sociétés financières qui investissent dans nos prêts hypothécaires ou les financent, ou nous fournissent des services financiers.

Aucun renseignement personnel ne sera vendu, loué ni divulgué à un tiers sans le consentement du client.

AVIS JURIDIQUE

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CORRESPONDANCE PAR INTERNET

Comme Internet n’est pas encore un moyen de communication parfaitement sécurisé, il est impossible de garantir la confidentialité et le caractère privé des renseignements qui y sont transmis. Merix Financial Inc. ne peut être tenue responsable des dommages pouvant résulter de la transmission de renseignements confidentiels ou personnels.

CONFIDENTIALITÉ

Chez Merix Financial, nous accordons la plus grande importance à la protection de votre vie privée et au respect du caractère confidentiel de vos renseignements personnels, financiers et d’entreprise. Quel que soit le moyen que vous choisissez pour nous communiquer vos renseignements, nous utilisons de solides mesures de sécurité et respectons des normes rigoureuses pour protéger vos données personnelles et financières.